Vodič

Djelovodni protokol — kako pravilno voditi

Šta mora sadržavati, kako ga voditi bez greške i besplatan šablon koji možete odmah koristiti.

Djelovodni protokol (djelovodnik) je osnovna evidencija ulazne i izlazne pošte svake organizacije — od opština i javnih ustanova do advokatskih kancelarija, knjigovodstvenih agencija i udruženja. Neuredan protokol vodi do izgubljenih dokumenata, promašenih rokova i problema pri inspekciji.

Šta je djelovodni protokol?

To je hronološka knjiga u koju se zavodi svaki dokument (akt) koji uđe u organizaciju ili izađe iz nje. Svaki zapis dobija redni (djelovodni) broj i osnovne podatke, da se uvijek zna: ko je šta poslao, kada, o čemu, ko obrađuje i do kada. Vođenje protokola je dio kancelarijskog poslovanja i za mnoge organizacije zakonska obaveza.

Koje kolone mora imati protokol?

Redni (djelovodni) broj — jedinstven, hronološki, po godini.
Datum prijema/zavođenja.
Pošiljalac / podnosilac.
Broj i datum akta pošiljaoca.
Kratak sadržaj (predmet).
Klasifikacioni znak.
Obrađivač — kome je predmet dodijeljen.
Rok — do kada treba riješiti.
Datum razvođenja (rješavanja).
Napomena.

📥 Besplatan šablon djelovodnog protokola

Ostavite e-mail i odmah dobijate šablon (PDF + Excel). Bez obaveza.

Kako voditi protokol bez greške (5 pravila)

Zavedite odmah — svaki dokument istog dana kad stigne.
Redni broj se ne preskače — greške se ne brišu nego ispravljaju uz napomenu.
Kratak, jasan sadržaj — da se predmet kasnije lako pronađe.
Pratite rokove — promašen rok je najskuplja greška.
Čuvajte dokumente uz zapis — skenovi povezani s predmetom.

Papir/Excel vs. digitalni protokol

Papirna knjiga i Excel rade, ali se teško pretražuju, nemaju podsjetnike na rokove, lako se izgube i ne mogu ih istovremeno koristiti dvije osobe. Digitalni protokol rješava sve to: automatski redni broj, pretraga i filteri, podsjetnici na rokove (e-mail/Viber), dokumenti uz predmet, Obrazac 5, izvoz i štampa, te rad u timu.

Automatizujte besplatno u Arhiju

je jednostavan djelovodni protokol u pregledniku. Sve gore navedeno, bez instalacije, na našem jeziku — s besplatnim paketom za početak.

Otvori besplatan nalog

Često postavljana pitanja

Da li je djelovodni protokol obavezan?: Za mnoge organizacije jeste — dio je kancelarijskog poslovanja. Provjerite obavezu za svoju vrstu organizacije.
Mogu li voditi protokol u Excelu?: Možete, ali gubite automatske rokove, pretragu i timski rad. Digitalni alat je brži i sigurniji.
Šta je Obrazac 5?: Službeni obrazac vezan za evidenciju predmeta; Arhio ga generiše automatski uz izvoz/štampu.
Koliko košta?: Arhio ima besplatan paket; plaćeni planovi počinju od €5/mjesec.